Mention d’information relative au traitement de données personnelles

Le responsable du traitement des données à caractère personnel décrites ci-après est :

La présente information concerne les demandeurs de compte qui créent un compte sur le portail de prise de rendez-vous, ainsi que les conducteurs et convoyeurs venant physiquement retirer un véhicule sur site. Dans ce cadre, nous traitons notamment les catégories de données suivantes :

• Demandeurs de compte : représentants d’une entreprise de transport tiers ou assimilée qui créent un compte sur le portail de prise de rendez-vous.
• Conducteurs et convoyeurs venant physiquement retirer un véhicule sur site.
• Données d’identification et de contact du compte utilisateur : nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, identifiant de connexion, mot de passe et coordonnées de l’entreprise (raison sociale, adresse, n° SIRET ou équivalent, etc.).
• Données d’identification et d’état civil des conducteurs / convoyeurs : nom, prénom, coordonnées professionnelles (téléphone, e-mail le cas échéant), statut ou qualité (conducteur, convoyeur, sous-traitant, etc.) et enregistrement partiel des références du permis de conduire.
• Données relatives aux rendez-vous et opérations de retrait : date, lieu et créneau horaire du rendez-vous, identité de l’entreprise de transport associée, références du ou des véhicules concernés et historique des rendez-vous (créations, modifications, annulations, réalisation effective).

Vos données sont traitées pour les finalités et sur les bases légales suivantes :

• Gestion des comptes utilisateurs du portail : création, administration et sécurisation des comptes d’accès au portail. Bases légales : exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6-1-b RGPD) et intérêt légitime du responsable du traitement à organiser et sécuriser les accès à son portail (article 6-1-f RGPD).
• Organisation des rendez-vous de retrait de véhicules : planification des créneaux, confirmation et suivi des rendez-vous. Base légale : exécution d’un contrat (article 6-1-b RGPD).
• Sécurité des biens, des personnes et des opérations : vérification de l’identité et des habilitations des conducteurs et convoyeurs venant retirer un véhicule, et traçabilité des retraits de véhicules. Base légale : intérêt légitime à assurer la sécurité des personnes, des véhicules et des installations (article 6-1-f RGPD).
• Gestion des réclamations, contentieux et obligations légales : conservation de données nécessaires en cas de litige, de contrôle des autorités ou de réclamation. Bases légales : respect d’obligations légales (article 6-1-c RGPD) et intérêt légitime à assurer la défense de ses droits (article 6-1-f RGPD).

Les informations demandées lors de la création du compte utilisateur et lors de l’enregistrement des conducteurs / convoyeurs sont, pour la plupart, nécessaires à l’ouverture du compte, à la prise de rendez-vous et au retrait sécurisé des véhicules.

• À défaut de fourniture de ces données obligatoires, la création du compte ou la réalisation du rendez-vous pourra être impossible ou retardée.

Dans la limite de leurs attributions respectives et des besoins strictement nécessaires aux finalités visées ci-dessus, les données peuvent être communiquées :

• Aux services internes du responsable du traitement (ex. : services logistiques, exploitation, sécurité, informatique, service client, service juridique).
• Aux sous-traitants techniques intervenant pour le compte du responsable du traitement (hébergeur, prestataire du portail, support informatique, etc.), liés par un contrat imposant des obligations de confidentialité et de sécurité.
• Éventuellement, à des partenaires ou co-contractants directement impliqués dans l’opération de retrait du véhicule, lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat.
• Aux autorités administratives ou judiciaires compétentes, sur réquisition légale ou dans le cadre de l’exercice des droits de la défense.
• Les données ne font pas l’objet de cessions commerciales à des tiers.

En principe, vos données sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne.

• Si certains prestataires ou outils impliquent un transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Union européenne, le responsable du traitement s’assure que ce pays bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.
• À défaut de décision d’adéquation, des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, sont mises en place.

Vos données sont conservées pendant des durées limitées, nécessaires aux finalités poursuivies :

• Données de compte utilisateur (demandeur de compte) : conservées tant que le compte est actif, puis archivées pendant une durée de 5 ans à compter de la fermeture du compte, en base intermédiaire, pour la gestion des preuves et contentieux éventuels, dans la limite des prescriptions légales applicables.
• Données des conducteurs / convoyeurs : conservées pendant 12 mois après la remise du véhicule, puis archivées pendant une durée de 4 ans à compter du dernier retrait ou de la dernière intervention, dans la limite des prescriptions légales.
• Au terme de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf en cas de contentieux en cours ou d’obligation légale exigeant une conservation plus longue.

Conformément aux articles 12 à 22 et 34 du RGPD, vous disposez, dans les conditions et limites fixées par la réglementation, des droits suivants : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime et droit à la portabilité de certaines données lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat. Vous pouvez exercer vos droits en écrivant aux coordonnées ci-dessous.

Dans certains cas, notamment pour les conducteurs et convoyeurs, vos données peuvent nous avoir été communiquées par votre employeur, votre entreprise de transport ou une autre entité intervenant dans la chaîne de transport, afin d’organiser un rendez-vous de retrait de véhicule.

• Les catégories de données concernées sont celles décrites au point 2 ci-dessus.
• Ces données sont utilisées aux mêmes finalités et sur les mêmes bases légales que celles décrites au point 3.
• Vos droits restent strictement identiques à ceux décrits au point 8 et peuvent être exercés auprès du responsable de traitement ou de son DPO aux coordonnées mentionnées au point 1.

La présente notice d’information peut être amenée à évoluer.

• La version à jour est accessible en ligne sur le portail de prise de rendez-vous et peut également être mise à votre disposition en version papier lors de votre venue sur site. En cas de modification substantielle, une information spécifique pourra vous être communiquée.
• Version : 23/06/2026

Les conducteurs ou convoyeurs qui n’utilisent pas directement le portail doivent également pouvoir recevoir cette mention d’information complète sur site.

• Une version papier de la mention d’information peut être mise à disposition à l’accueil ou au poste de retrait.
• Une attestation de remise peut être conservée avec la formulation : « J’atteste avoir reçu la mention d’information relative au traitement de mes données personnelles par 2L Logistics. »

En complément de la mention, le portail utilise un nombre limité de cookies et de mécanismes techniques nécessaires à son fonctionnement ou à la personnalisation de l’interface.

• Cookie de session : maintient votre authentification après connexion.
• Cookie de langue : mémorise votre préférence de langue.
• Cookie d’affichage : mémorise le mode large du tableau de bord.
• Télémétrie d’erreurs : le suivi Sentry reste actif pour les erreurs, mais la relecture de session est désactivée par défaut.